Microsoft 365, Adobe Creative Cloud, Google Workspace, Jamf, Jira, Confluence – listan över program och molntjänster som används på ett modernt företag blir snabbt lång. Och för varje tjänst finns licenser, användare, olika nivåer, avtal och förnyelsedatum att hålla reda på. Frågan är: har ni koll på vilka licenser ni faktiskt betalar för – och vilka som verkligen används?

När ett företag växer är det lätt att licenserna växer med det. En ny medarbetare börjar och behöver tillgång till ett antal system. Någon byter roll och behöver andra verktyg. En tredje slutar, men licenserna ligger kvar och fortsätter att förnyas. En licens här och där kanske inte låter så mycket. Men över tid och över en hel organisation kan det bli betydande kostnader.

Licenser är en större kostnad än man tror

SaaS-tjänster har gjort det enklare än någonsin att ge medarbetare tillgång till rätt verktyg. Samtidigt har kostnaderna blivit mer utspridda.

Istället för ett stort systemavtal kan företaget ha tiotals olika prenumerationer med kostnader per användare och månad.

Det skapar några väldigt vanliga problem:

• Licenser finns kvar efter att medarbetare har slutat.
• Användare har dyrare licensnivåer än de faktiskt behöver.
• Olika avdelningar köper samma eller liknande tjänster separat.
• Licenser förnyas automatiskt utan att behovet utvärderas.
• Fakturor och avtal ligger hos flera olika leverantörer.
• Ingen har riktigt ansvar för helheten.
  
  

Resultatet blir inte bara onödiga kostnader. Det blir också mer administration och sämre kontroll över företagets IT-miljö.

Vad innebär licenshantering?

Licenshantering handlar i grunden om att säkerställa att rätt person har rätt licens vid rätt tidpunkt – och att företaget inte betalar för mer än vad verksamheten behöver.

Det börjar med att skapa en tydlig bild av nuläget:

• Vilka system använder vi?
• Hur många licenser har vi?
• Vilka använder dem?
• Vilka licensnivåer betalar vi för?
• När ska avtalen förnyas?
  
  

När den bilden finns blir det betydligt enklare att optimera kostnaderna.

En medarbetare kanske behöver Microsoft 365 Business Premium medan en annan klarar sig utmärkt med Business Basic. En Adobe-licens kanske kan flyttas från en användare till en annan istället för att ytterligare en licens köps in. Små justeringar kan tillsammans göra stor skillnad.

Licenshantering handlar också om medarbetarna

Det är lätt att se licenshantering som en ren kostnadsfråga. Men minst lika viktigt är att medarbetarna faktiskt har tillgång till verktygen de behöver. En nyanställd ska helst kunna öppna sin Mac första arbetsdagen och direkt komma åt de system och program som krävs för rollen. På samma sätt bör behörigheter och licenser kunna förändras när en person byter roll – och tas bort när personen lämnar företaget. Bra licenshantering blir därför en del av hela medarbetarens IT-livscykel: från onboarding till offboarding.

En faktura istället för många

Microsoft, Adobe, Jamf, Google, Atlassian och andra leverantörer har alla sina egna portaler, avtal och licensmodeller. Genom att samla företagets licenser hos en partner kan administrationen förenklas betydligt. Hos Macforum kan företag samla licenser från flera olika leverantörer och få kostnaderna samlade på en faktura. Samtidigt hjälper vi till med beställning, aktivering, tilldelning, förnyelser och löpande optimering. Det innebär en kontakt, en bättre överblick och mindre tid som behöver läggas på administration.

Börja med en licenskoll

Det behöver inte vara komplicerat att få bättre kontroll. Ett bra första steg är helt enkelt att kartlägga: Vad betalar vi för idag – och vad använder vi faktiskt? Skillnaden mellan de två är ofta en bra indikation på hur mycket det finns att vinna på en mer aktiv licenshantering.

På Macforum börjar vi därför med att gå igenom företagets befintliga licenser, användning och kostnader. Därefter kan vi rekommendera vilka licenser och nivåer som passar olika användare och hjälpa till med den löpande hanteringen.

Vill ni veta om ni betalar för licenser som inte används?

Läs mer om Macforums licenshantering för företag eller fyll i kontaktformuläret nedan så bokar vi en genomgång med en av våra företagsrådgivare.